Que lo facturado sea lo que se pidió y lo que llegó
La última etapa del ciclo es la que evita pagar de más sin que nadie se entere: contrastar cada factura contra la orden de compra y contra la entrada de almacén. Vera S2P opera esa conciliación mes a mes, reporta las diferencias y entrega el cierre documentado para contabilidad.
Dónde se paga de más sin que nadie se entere
La factura que nadie contrastó.
Llega, cuadra con el presupuesto y se paga. Nadie verificó si el precio es el de la orden, si llegó la cantidad completa o si el flete estaba incluido. La diferencia es pequeña cada vez; el problema es que es cada vez.
El proveedor que factura antes de entregar.
Sin entrada de almacén contra la orden, la contabilidad no tiene cómo saber si lo pagado existe. Aparece en el inventario físico, meses después.
El cierre que se arma a última hora.
Cuando la conciliación se hace el día del cierre, lo que no cuadra se ajusta en vez de investigarse. El ajuste tapa el hallazgo.
Los dos modos
Con la plataforma
La plataforma guarda la orden de compra, el recibo y el estado de cada entrega, de modo que tu equipo contraste contra un registro y no contra una cadena de correos.
Como servicio
Vera hace la conciliación mes a mes, persigue las diferencias con el proveedor y entrega el cierre listo para contabilidad. Tu equipo recibe el resultado, no el trabajo.
Qué entregamos
Conciliación de orden de compra (OC), entrada y factura.
Cada factura se contrasta contra la orden de compra y contra la entrada de almacén o el acta de recibo. Las tres piezas tienen que coincidir en precio, cantidad y condiciones. Si no coinciden, no hay conformidad.
Cotejamos cada factura contra su orden de compra, línea por línea, en precio, cantidad y condiciones. La entrada la confirma tu equipo, porque quien recibe es quien puede dar fe de que llegó: ningún sistema debería dar por recibido lo que nadie vio.
Reporte de diferencias y novedades resueltas.
Qué no cuadró, por qué, con qué proveedor y cómo se resolvió. No es una lista de problemas: es el registro de lo que se corrigió antes de pagar.
Cierre mensual documentado.
El paquete que contabilidad necesita para cerrar, armado durante el mes y no la víspera. Trazable hacia atrás hasta la solicitud que originó la compra.
Compra con mandato
Si además de conciliar quieres que Vera compre por cuenta de tu empresa, la triangulación con mandato deja a tus proveedores facturándole a Vera y a tu área de cuentas por pagar con una sola contraparte.
Lo que nos preguntan sobre esta etapa
¿Qué necesitan de nosotros para conciliar?
La orden de compra, el soporte de recibo —entrada de almacén o acta— y la factura del proveedor. Si alguna de las tres no existe hoy, el primer mes sirve para ordenar eso, y ese hallazgo ya vale por sí solo.
¿Esto reemplaza a nuestra contabilidad?
No. Contabilidad registra y declara; nosotros entregamos el soporte conciliado para que lo haga sobre información verificada.
¿Qué pasa si encuentran una diferencia a nuestro favor?
Se gestiona con el proveedor antes de pagar y queda en el reporte del mes. El objetivo de la conciliación es que la diferencia se corrija, no que se documente después de pagada.
¿Se puede contratar la conciliación sin mandato?
Sí. Son dos cosas distintas: la conciliación opera sobre tus compras actuales, las hagas tú o las haga Vera.
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