La mayor parte del ahorro se decide antes de negociar
Abastecer es salir a mercado con el alcance escrito, los mismos criterios para todos los proveedores y la decisión documentada. Incluye búsqueda de proveedores y, según el caso, solicitud de información (RFI), solicitud de cotización (RFQ) o solicitud de propuesta (RFP), además de comparación y negociación. El ahorro típico en las categorías que se intervienen está entre 5% y 15%, medido contra una línea base acordada.
Dónde se pierde el ahorro
En el alcance mal escrito.
Si cada proveedor entiende algo distinto, las ofertas no son comparables y la decisión termina tomándose por precio de carátula. Lo que se ahorra en la negociación se pierde después en los adicionales.
En pedirle a los mismos de siempre.
Tres cotizaciones de los tres proveedores que ya están en el maestro no son un proceso de mercado: son una confirmación del precio actual.
En no dejar por escrito por qué se eligió.
Cuando el criterio no queda documentado, la decisión se vuelve indefendible seis meses después y el aprendizaje no se acumula para la siguiente compra.
Los dos modos
Con la plataforma
La plataforma arma el proceso competitivo (RFx), invita a los proveedores, recibe las ofertas en un formato comparable y deja el cuadro comparativo y la trazabilidad de quién ofertó qué y cuándo.
Tu equipo conduce el proceso; la herramienta evita que las ofertas lleguen en cinco formatos distintos.
Como servicio
Escribimos el alcance con tu área técnica, buscamos proveedores más allá de tu maestro actual, corremos el proceso, comparamos y llevamos la negociación. Tú apruebas con el cuadro a la vista.
Tiempo pactado: búsqueda y negociación con proveedores en 10 días.
Cómo se hace
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Alcance escrito
Qué se necesita, con qué especificación, en qué cantidad, con qué nivel de servicio y qué se considera cumplimiento. Sale de tu área técnica; nosotros lo ponemos en un documento que todos los proveedores reciben igual.
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Mercado, no lista de contactos
Al maestro actual se suman proveedores nuevos, verificados antes de invitarlos. Salir a mercado con cinco oferentes reales y no con tres conocidos es el cambio que más mueve el resultado.
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El instrumento que corresponda
RFI cuando todavía no se sabe quién puede hacerlo ni cómo. RFQ cuando la especificación está cerrada y lo que se compara es precio y condiciones. RFP cuando el proveedor propone la solución y hay que evaluar técnica y comercialmente. RFS cuando lo que se define es el problema y no el alcance, y lo que se evalúa es la solución que cada proveedor propone.
Usar RFQ donde tocaba RFP es el error que produce la oferta barata que después no cumple.
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Comparación con los mismos criterios
Los criterios y su peso se definen antes de abrir las ofertas, y no los ajustamos después de verlas. Es una regla de método, y queda registrada en el proceso.
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Negociación y decisión documentada
La negociación se apoya en el análisis, no en la presión. Queda registro de quién ofertó qué, con qué criterio se decidió y quién aprobó.
Cómo se mide el ahorro
El ahorro se mide contra una línea base acordada por escrito antes de intervenir la categoría. Sin línea base, cualquier cifra es una opinión, y no reportamos ahorro que no se pueda reconstruir.
El rango típico en las categorías intervenidas está entre 5% y 15%. Puede ser mayor donde existían anomalías previas —una especificación sobredimensionada, un proveedor único sin competencia durante años, precios que nunca se revisaron—, y en esos casos el número dice más del punto de partida que del proceso.
Parte del ahorro no viene del precio: viene de consolidar volumen disperso, de corregir la especificación y de cerrar bien el alcance para que no aparezcan adicionales.
Casos documentados
Estos son procesos que Daniel Vélez condujo antes de fundar Vera S2P, en otras organizaciones. Se publican como casos de método, no como resultados de Vera ni como promesa de resultado.
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Antes de Vera
Mantenimiento HVAC · Cartagena
45% de reducción -
Antes de Vera
Lubricantes · Medellín
+11 puntos de margen -
Antes de Vera
MRO · Medellín
11% de ahorro
El 45% del caso HVAC corresponde a una categoría con anomalía previa y está fuera del rango típico.
Lecturas de esta etapa
- RFI, RFQ y RFP: cuándo usar cada uno
RFI para explorar, RFQ para cotizar, RFP para decidir: cuándo usar cada herramienta de sourcing y los errores más comunes al licitar en empresas colombianas.
- Pliego de RFP: cómo escribirlo con estructura completa
La estructura de un pliego de RFP que fuerza propuestas comparables: alcance, criterios de evaluación, cuadro de precios y reglas, sección por sección.
- Negociación con proveedores: las 5 palancas que funcionan
Antes de cambiar de proveedor, negocia con el actual: compromiso de volumen, plazo de pago, benchmark de mercado y otras palancas con rangos documentados.
- Presupuesto de compras: cómo armarlo para el año fiscal
Sumarle el IPC al gasto del año pasado no es presupuestar. Cómo construir el presupuesto de compras por categoría con los drivers reales del negocio.
Lo que nos preguntan sobre esta etapa
¿Nos van a hacer cambiar de proveedores?
Solo donde el mercado muestre una diferencia que justifique el cambio, y con el criterio a la vista. Buena parte del ahorro suele venir de consolidar volumen y de escribir bien el alcance, no de reemplazar al proveedor.
¿Quién decide a quién se le adjudica?
Tu empresa, siempre. Nosotros corremos el proceso y entregamos la recomendación con el cuadro comparativo; la aprobación es tuya y queda registrada.
¿De dónde salen los proveedores nuevos?
De búsqueda dirigida por categoría y del directorio de proveedores homologados de Vera, cuando el proveedor autorizó que se comparta. Los proveedores que invitamos pasan verificación documental. Si la categoría exige uno nuevo, se homologa antes de comprarle.
¿Cuánto se demora un proceso?
El compromiso es de 10 días para la búsqueda y negociación con proveedores. Puede tomar más cuando la especificación técnica todavía no está definida, y eso se dice al inicio, no al final.
¿Cómo se cobra esto?
En una oferta comercial, según el alcance y la categoría. Hay esquemas de honorario fijo y esquemas atados a resultado; cuál aplica se define antes de empezar, no después de conocer el ahorro.
¿Qué pasa con los contratos que ya tenemos vigentes?
No se tocan hasta su vencimiento. La intervención se programa contra el calendario de vencimientos, que es además el momento de mayor poder de negociación.
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Primero el número, después el proceso
El diagnóstico de gasto dice qué categorías vale la pena sacar a mercado. Es gratuito y se hace sobre datos que ya tienes.